Rafræn bókhaldskerfi

Almennt

Rafrænt bókhald er bókhald, eða sá hluti bókhalds, sem byggist á gögnum og færslum sem eiga uppruna sinn í gagnavinnslukerfum og send eru á milli þeirra með skeytum sem skrást í gagnadagbók. Rekstraraðilar sem eru með rafræn bókhaldskerfi hafa heimild til að prenta út sölureikninga í einriti.

Fyrirliggjandi í bókhaldi þarf að vera undirrituð yfirlýsing, þess efnis að viðkomandi bókhaldskerfi uppfylli skilyrði sem þeim eru sett, frá seljanda eða hönnuði viðkomandi bókhaldskerfis.

Skilyrðin eru eftirfarandi:

Skrifleg lýsing á skipulagi bókhaldsins og uppbyggingu þegar rafrænt bókhald er fært og skriflegar lýsingar vegna gagnaflutninganna sjálfra og þeirra viðskiptafærslna sem rekja má til þeirra liggi fyrir. Framangreindar lýsingar skulu gefa skýra mynd af öryggi og rekjanleika færslna, hvort sem þær eru í bókhaldskerfinu sjálfu eða sérstöku gagnavinnslukerfi vegna gagnaflutninganna.
Þegar færslur í bókhaldinu eiga rætur að rekja til gagnaflutninga skulu liggja fyrir upplýsingar um það með hvaða hætti þeir aðilar sem stunda slík rafræn viðskipti haga samskiptum sínum, m.a. skráningu í gagnadagbók. Ef aðilar hafa gert samskiptasamninga við gagnaðila sinn vegna gagnaflutninga skulu þeir og liggja fyrir.

Nánari atriði um rafrænt bókhald:

Sölureikningur sem á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi telst rafrænn sölureikningur hvort sem hann er sendur kaupanda á rafrænu formi eða prentaður á pappír fyrir kaupanda sem ekki er með rafrænt bókhaldskerfi.
Ekki þarf að sækja um heimild til ríkisskattstjóra til að prenta rafrænan sölureikning á pappír í einriti.
Ekki þarf fornúmerað reikningseyðublað til að prenta rafrænan sölureikning á.
Prentað eintak rafræns sölureiknings (á pappír) skal bera með sér það sé frumrit hans. Þessi áritun getur t.d. verið: Þessi reikningur er rafrænt ytra frumgagn skv. reglugerð nr. 505/2013. Rafrænt ytra frumgagn reiknings telst frumrit hans. Skjal telst frumrit reiknings ef hægt er að sýna fram á rekjanleika og áreiðanleika þess. Þessi áritun skal prentast á sölureikninginn við útprentun hans en ekki vera fyrirfram áprentuð á reikningseyðublaðið.

Undirritaðar yfirlýsingar

Undirritaðar yfirlýsingar frá seljendum/hönnuðum eftirfarandi bókhaldskerfa þess efnis að þau uppfylli skilyrði reglugerðar nr. 505/2013, áður nr. 598/1999, liggja fyrir hjá Skattinum.

Vakin er athygli á því að engin skylda hvílir á seljendum eða hönnuðum bókhaldskerfa að senda Skattinum yfirlýsingar þess efnis að viðkomandi hugbúnaður uppfylli skilyrði reglugerðar nr. 505/2013.

Eftirfarandi listi er birtur með þeim fyrirvara að Skattinum er ekki falið slíkt eftirlit með því að bókhaldskerfi uppfylli skilyrði tilvitnaðrar reglugerðar og engin vottun eða viðurkenning felst í birtingu á heiti þess á listanum.

Tekið skal fram að tilvitnaðar yfirlýsingar, ásamt lýsingum á skipulagi og uppbyggingu bókhaldskerfis, skulu liggja fyrir í bókhaldi aðila.