Könnun á stafvæðingu íslenskra fyrirtækja
Forsvarsmenn íslenskra fyrirtækja telja mikinn ávinning af
því að nota rafræna reikninga í stað pappírsreikninga og PDF-skjala.
Tímasparnaður, minni kostnaður, aukin sjálfvirknivæðing, sveigjanleiki og öryggi
eru meðal helstu kosta sem nefndir eru í könnun sem Maskína framkvæmdi fyrir
Nordic Smart Government & Business. Könnunin var gerð síðastliðið haust í
Danmörku, Finnlandi, Noregi, Svíþjóð og á Íslandi. Tilgangur hennar var að mæla
stafvæðingu í norrænum fyrirtækjum.
Í könnuninni var m.a. spurt um notkun á viðskiptakerfum og stöðluðum rafrænum viðskiptaskjölum, sem er sá grunnur sem stafrænt vistkerfi Nordic Smart Government & Business byggir á. Auk þess var spurt um aðgengi að upplýsingum um fyrirtæki, notkun snjallþjónustu og rauntímagagna.
Viðskiptakerfi, svo sem bókhalds- eða fjárhagskerfi, eru útbreidd á Íslandi og nota 83% fyrirtækja slík kerfi samkvæmt könnuninni. Rúmlega 40% fyrirtækja nota eða hafa í hyggju að nota snjallþjónustu og rauntímagögn til að bæta vinnuferla sína og áætla 15% þeirra að sparnaður geti orðið meiri en 10 þúsund evrur fram til ársins 2025. Þá telja 74% fyrirtækja mikinn ávinning felast í því að hafa aðgang að opinberum upplýsingum um fyrirtæki.
Þjónusta Skattsins og Fjársýslunnar
Nordic Smart Government & Business hefur með góðum árangri prófað að senda stöðluð rafræn viðskiptaskjöl, þ.e. rafræna vörulista, pantanir, reikninga og kvittanir, í gegnum Peppol viðskiptanetið í viðskiptum milli Norðurlandanna en Ísland er aðili að OpenPeppol. Fyrirtæki sem eru að stíga sín fyrstu skref í notkun rafrænna skjala geta nálgast hagnýtar upplýsingar á vefsvæði verkefnisins. Frekari upplýsingar og aðstoð veitir Fjársýsla ríkisins.Nordic Smart Government & Business hefur einnig smíðað vefþjónustu (API) til að bæta aðgengi að grunnupplýsingum úr fyrirtækjaskrá. Í fyrstu má þar nálgast upplýsingar um nafn, kennitölu, stöðu, skráningardagsetningu, heimilisfang, rekstrarform og skráningaraðila fyrir öll fyrirtæki á Norðurlöndunum. Í vefþjónustunni á Íslandi, sem Skatturinn áætlar að gefa út í næsta mánuði, verður einnig hægt að nálgast skráð virðisaukaskattsnúmer fyrirtækja, hvoru tveggja opin númer og lokuð.
Helstu niðurstöður könnunarinnar
Notkun viðskiptakerfa og staðlaðra rafrænna viðskiptaskjala
Notkun á viðskiptakerfum, svo sem bókhalds- eða fjárhagskerfum, er útbreidd á Íslandi en 83% íslenskra fyrirtækja nota eitt eða fleiri viðskiptakerfi, aðallega fyrir reikningshald (93%), bókhald (91%), sölu (71%), fjármálastjórnun (64%) og innkaup (48%).
Mynd 1: Vinnsluferlar sem viðskiptakerfi styðja.
Aðspurð hvort fyrirtækið geti skipt um þjónustuaðila fyrir viðskiptakerfi án verulegs kostnaðar voru aðeins 27% mjög eða frekar sammála því.
Spurt var sérstaklega hvort fyrirtæki sendi og fái senda rafræna reikninga í stað þess að senda/móttaka reikninga á pappírsformi eða sem PDF-skjöl og sögðu 71% alla eða flesta reikninga senda rafrænt á milli kerfa en 59% alla eða flesta reikninga berast rafrænt á milli kerfa.
Mynd 2: Notkun viðskiptakerfa og rafrænna reikninga helst í hendur.
Mun fleiri fyrirtæki eða 87% eru mjög eða frekar sammála því að mikill ávinningur sé af því að nota rafræna reikninga í stað pappírsreikninga og PDF-skjala. Helstu kosti rafrænna reikninga sögðu fyrirtækin vera:
- Sparnaður í tíma og kostnaði (pappír, póstburðargjöld)
- Sjálfvirknivæðing (minni handavinna)
- Einföldun - Aukin skilvirkni (stjórnun, eftirlit)
- Fljót og örugg leið til að senda og móttaka reikninga - reikningar týnast ekki (berast beint í bókhald)
- Minni villuhætta
- Hraðari afgreiðsla reikninga
- Aukinn sveigjanleiki (hægt er að afgreiða rafræna reikninga utan skrifstofu)
- Umhverfisvænir
Áttatíu prósent fyrirtækjanna eru mjög eða frekar sammála því að mikill ávinningur hljótist af því að geta skipst á stöðluðum rafrænum skjölum á borð við rafræna reikninga og pantanir í gegnum netkerfi. Helmingur þeirra er hins vegar ekki meðvitaður um að það sé mögulegt í viðskiptum við önnur Norðurlönd.
Þegar fyrirtækin sem kaupa/selja vörur og eða þjónustu til annarra Norðurlanda og senda alla eða flesta sína reikninga rafrænt voru spurð hversu einfalt/flókið það er að skiptast á stöðluðum rafrænum skjölum í gegnum netkerfi segir meirihluti þeirra það einfalt að skiptast á rafrænum vörulistum (75%), rafrænum pöntunum (70%), rafrænum reikningum (78%) og rafrænum kvittunum (83%).
Aðgengi að upplýsingum um fyrirtæki
Samkvæmt könnuninni geta 58% fyrirtækja veitt þjónustuaðila/þriðja aðila aðgang að gögnum fyrirtækisins í gegnum stafræn viðskiptakerfi. Spurt var hvort grunnupplýsingar um fyrirtæki ættu að vera aðgengilegar, bæði innanlands og innan Norðurlandanna, til hagsbóta fyrir fyrirtæki og viðskiptavini þeirra og voru 78% fyrirtækjanna mjög eða frekar sammála því. Aðeins færri eða 67% eru sammála því að fjárhagsupplýsingar fyrirtækja úr ársskýrslum ættu að vera aðgengilegar. Þá voru 74% fyrirtækjanna sammála því að það sé mikill ávinningur af því að hafa aðgang að slíkum opinberum upplýsingum um fyrirtæki.
Mynd 3: Ávinningur af því að hafa aðgang að opinberum upplýsingum um fyrirtæki er talinn mikill.
Notkun snjallþjónustu og rauntímagagna
Fyrirtækin voru spurð hvort þau noti eða hafi í hyggju að nota snjallþjónustu og rauntímagögn til að bæta vinnuferla. Snjallþjónusta var skilgreind sem stafræn og sjálfvirk ferli í fyrirtækinu. Þau sem svöruðu játandi (41%) nefndu m.a. eftirfarandi:- Sjálfvirknivæðing í tollafgreiðslu (RPA)
- Stafvæðing ferla í innkaupa- og birgðastýringu (RFID)
- Innkaup, framleiðsla og sala verði eitt ferli
- Sjálfvirknivæðing í allri meðhöndlun reikninga og færslu bókhalds
- Sjálfsafgreiðsla
- Tölfræði notuð til að bæta framleiðslu
- Starfsmenn í sorphirðu skrá verkin í rauntíma
- Skráning með snjallsímum eða töflutölvum til að draga úr tvíverknaði og pappírsnotkun.
Þá voru fyrirtækin beðin að áætla hversu mikið þau myndu spara í evrum fram til ársins 2025 með notkun snjallþjónustu og rauntímagagna og af þeim sem svöruðu mátu 15% sparnaðinn þá orðinn meiri en 10.000 evrur.
