Firmanöfn skal greina skilmerkilega hvert frá öðru. Firmanafn félags má ekki fela í sér ættarnafn, firmanafn, sérnafn á fasteign eða vörumerki sem ekki tilheyrir félaginu, eða neitt það, sem valdið getur ruglingshættu í þessu sambandi. Firmanafn má ekki vera til þess fallið að gefa rangar upplýsingar eða villa um fyrir mönnum. Það má ekki gefa til kynna starfsemi, sem ekki er í tilgangi félagsins. Félag, sem í firmanafni sínu gefur til kynna ákveðna starfsemi, verður að breyta firmanafni sínu þegar það breytir tilgangi sínum og snýr sér að annarri starfsemi en þeirri sem firmanafnið ótvírætt bendir til. Firmanafn atvinnufyrirtækis má ekki hafa að geyma orð eða skammstöfun sem gefur til kynna annað form rekstrar en starfsemin hefur.

Fyrirtækjaskrá ber að tryggja firmanöfnum sem besta réttarvernd, en í því felst ekki aðeins það, að óheimilt er að skrá sömu nöfn og þegar eru skráð, heldur skal einnig forðast að skrá firmanöfn sem eru svo lík áður skráðum firmanöfnum að sennilegt megi teljast að þau geti valdið ruglingshættu að mati fyrirtækjaskrár..

Ef firmanafn verður til þannig að ekki verður séð að það sé sótt í hinn almenna orðaforða tungunnar, er litið á það sem uppfinningu þess sem skráir og öðlast þá slíkt nafn ríkari vernd gegn skráningu annarra og verður ekki skráð með neinum viðauka nema að fengnu leyfi frá forsvarsmönnum félagsins.

Viðbót við firmaheiti sem vísar til Íslands, svo sem Ísland, Iceland o.s.frv. telst ekki nægileg aðgreining frá öðru firmaheiti með sama eða sambærilegu nafni enda munu bæði félögin koma til með að vera skráð á Íslandi. Dæmi um framangreint væri ef félag óskar eftir skráningu firmaheitisins Blómabúð Íslands ehf., en til væri Blómabúð ehf.

Í upphafi er skoðað hvort orð í firmaheiti séu almenn orð eða ekki. Teljist orð vera almennt er það grundvallarregla hjá fyrirtækjaskrá að ekki er unnt að banna öðrum notkun þess, svo framarlega að við það sé bætt einhverju orði til aðgreiningar frá því sem þegar hefur verið skráð í skránna.

Almennt orð er svo dæmi sé tekið, verktaki, málari, arkitekt, kaffi, síld, fiskur, bíll, öll fuglanöfn, staðarheiti, götuheiti, blómanöfn og almennt öll þau orð sem sótt eru í hinn almenna orðaforða tungunnar. Íslenskar orðabækur eru notaðar sem viðmið um hvaða orð séu almenn enda eru það sérfræðingar um íslenska málnotkun sem setja saman íslenskar orðabækur.

Í máli Umboðsmanns Alþingis nr. 3235/2001, var fjallað um heitið “pósthús”. Þar staðfestir Umboðsmaður Alþingis að hlutafélagaskrá er ekki stætt á að hafna skráningu félags á þeim forsendum að um almennt heiti sé að ræða sem skorti þá eiginleika að veita firmaeigandanum einkarétt til nafnsins. Í kjölfar þessa álits Umboðsmanns fór fyrirtækjaskrá að heimila skráningu slíkra almennra heita einna og sér, þannig að í dag er þannig leyft að skrá firmaheiti eins og Verktaki ehf., Fiskvinnsla ehf., Kjöt ehf. eða Stóll ehf., sem ekki var heimilað áður.

Sá sem fengið hefur skráð firma sem myndað er úr tveimur almennum orðum, verður talinn hafa öðlast lögverndaðan rétt yfir þeirri samsetningu. Dæmi: Síld og Fiskur ehf. Ekki væri talið heimilt að snúa orðunum við og skrá “fiskur og síld”. Þetta er meginreglan. Þó verður ávallt að meta þetta einnig út frá starfsemi félaganna og hugsanlegri ruglingshættu og skiptir þá t.d. máli hvort félögin starfi á sama eða svipuðu markaðssvæði.

Við mat á því hvort unnt sé að skrá firmaheiti í fyrirtækjaskrá þannig að ekki gangi gegn betri rétti annarra til nafnsins, ber ávallt að hafa í huga 1. mgr. 10. gr. firmalaga nr. 42/1903, sem segir að enginn megi í firma sínu hafa nafn annars manns eða nafn á fasteign annars manns án hans leyfis. Þá segir einnig að ekki megi í firma nefna fyrirtæki er ekki standa í sambandi við atvinnuna.

Það hvað sé “nafn annars manns” er síðan túlkað út frá fyrirliggjandi dómum á þessu sviði, úrskurðum svo og öðrum lögskýringargögnum, þ.á.m. áliti Umboðsmanns Alþingis. Auk þess að fylgja firmalögum er höfð hliðsjón af lögum nr. 57/2005 um eftirlit með viðskiptaháttum og markaðssetningu, sérstaklega 15. gr. a laganna, og lögum nr. 45/1997 um vörumerki, sérstaklega 4. gr. þeirra laga.

Það er skilgreiningaratriði að heiti verði talið hafa til að bera einhver þau sérkenni að veiti eiganda sínum einkarétt á notkun þess heitis.

Ekki er heimilt að skrá sem firmanafn, nafn á borg, kaupstað eða sveitarfélagi á Íslandi eitt og sér, t.d. Kópavogur ehf. eða Ólafsvík ehf., eða þekkt skammstöfun eins og RVK, þar sem bæjarfélögin teljast hafa einkarétt á notkun þessara heita, en heimilt er að nota þessi heiti með viðhengi í firmaheiti eins og t.d. Verkfræðistofa Akureyrar ehf.

Þó hefur ekki verið lagt bann við því að nota sem firmaheiti t.d. nafn á erlendum borgum, þar sem það verður ekki talið valda ruglingshættu þar sem um íslenskt fyrirtæki er að ræða, sem dæmi, Berlín ehf. Það kann þó að horfa öðruvísi við ef ætlunin er að félagið hafi aðalstarfsemi sína erlendis.

Fyrirtækjaskrá leggur ekki bann við því að menn noti erlend orð í firmanafni sínu, en ekki er gengið eins langt í skilgreiningu á því hvað teljist vera almennt orð í erlendu máli eins og íslensku. Þ.e. ef augljóst er að orð er almennt t.d. í enskri tungu, sem dæmi “aviation”, “ice” o.fl. þá er öðrum heimilt að nota það orð í sínu firmanafni með einhverri aðgreiningu. Þó er ekki lagt upp í eins mikla vinnu af hálfu fyrirtækjaskrár við að athuga hvort erlent orð teljist almennt eða ekki.

Heimilt er að skrá erlent aukheiti, eins og það er orðað í hlutafélagalögum, hjá félagi. Oft er talað um hjáheiti félags, en á grundvelli laganna þarf hjáheiti að vera erlent heiti. Ekki er heimilt að skrá firma með erlendu heiti og íslensku hjáheiti. Heimildinni er m.a. ætlað að koma í veg fyrir að félag noti óeðlilega þýðingu á heiti sínu sem getur bitnað á öðru félagi.

Erlent aukheiti skal vera sem beinust þýðing á firmaheiti félagsins og getur félag einungis fengið skráð eitt firmanafn og eitt erlent aukheiti. Segja má að um þetta gildi svipuð hugsun og um samhengi tilgangs félags við firmaheiti þess, þ.e.a.s. að erlenda aukheitið má ekki gefa til kynna gerólíka starfsemi né firmaheiti félags.

Samkvæmt 8. gr. firmalaganna, skal fyrirtæki bera nafn er samrýmist íslensku málkerfi að dómi skrásetjara. Þetta gildir að sjálfsögðu að breyttu breytanda um erlend heiti, enda lögin komin til ára sinna, en fyrirtækjaskrá getur samkvæmt þessu ákvæði neitað skráningu á firmaheiti sem bersýnilega gengur gegn íslensku málkerfi, s.s. stafsetningu, orð- eða setningarfræði.

Fyrirtækjaskrá hefur á sl. árum og áratugum hins vegar verið að draga úr kröfum að þessu leiti, sérstaklega með hliðsjón af því að ekki eru lengur aðeins skráð íslensk firmaheiti í skránna. Það kemur þó alltaf upp öðru hvoru að neitað er um skráningu á heiti þar sem það verður talið brjóta það sterklega gegn íslensku málkerfi að ekki er talið unnt að heimila skráningu þess í opinberar skrár. Þannig má firmanafn ekki vera orðskrípi t.d. samsett úr mörgum samhljóðum eða sérhljóðum þannig að ekki sé hægt að bera það fram. Sem dæmi, Slkvk ehf., Móiivv ehf.

Flest orð eru þess eðlis að þau eru bæði notuð í eintölu og fleirtölu, með eða án greinis. Að mati fyrirtækjaskrá hefur orð verið talið það sama hvort sem það er í eintölu eða fleirtölu, með eða án greinis. Þó getur fleirtala firmanafns eða beyging orðs talist nýtt nafn ef það er mjög ólíkt að mati fyrirtækjaskrár, bæði hljómfræðilega og sjónfræðilega, t.d. Önd ehf.- Endur ehf., Örk ehf.- Arkir ehf. Þetta þarf að meta í hverju tilviki fyrir sig.

Við mat á því hvort hætta sé á ruglingi milli firmaheita í eintölu/fleirtölu eða ólíkri beygingarmynd er litið til þess hvort félögin starfi í sömu atvinnugrein og hvort ólíkur tilgangur sé milli félaga. Ef metið er svo að ruglingshætta sé of mikil er ekki unnt að leyfa skráningu sama orðs í annarri mynd. Dæmi um þetta er Flokkun ehf. og Flokka ehf. sem bæði hefðu tilganginn “endurvinnsla og sorphirða” svo og Klipping ehf. og Klippingar ehf. sem bæði hefðu tilganginn “hárgreiðslustofa”.

Ekki er heimilt að skrá firmaheiti sem hafa endinguna “group” nema sýnt sé að um samstæðufélag sé að ræða sem fari með eignarhald í öðrum dótturfélögum. Orðið “group” á eingöngu við sé um slíkt félag að ræða, eins og fram kemur um notkun orðsins í enskri þýðingu hlutafélagalaganna og því ekki heimilt að nota þetta orð í firmaheiti félags sem ekki er þess eðlis.

Firmaheiti með endinguna “.is” eða “.com”, o.s.frv., fæst ekki skráð í fyrirtækjaskrá þar sem það er mat skrárinnar að þessi heiti gefa til kynna að um sé að ræða skráningu á léni, á sama hátt og t.d. viðhengið “ehf.” gefur til kynna að um einkahlutafélag sé að ræða. Þar sem aðrir aðilar sjá um skráningu léna telur fyrirtækjaskrá að slík heiti sé eigi unnt að skrá í fyrirtækjaskrá. Það getur og leitt til verulegs óhagræðis fyrir viðskiptalífið ef einn aðili er með skráð sama nafn á firma sínu sem annar aðili hefur áður fengið skráð sem lén og öfugt.

Eins og segir í 1. mgr. 10. gr. firmalaga nr. 42/1903, má eigi halda firma því óbreyttu, er tilgreinir ákveðna atvinnugrein, ef veruleg breyting hefir verið gerð á henni. Þannig má nafn félags heldur ekki við stofnun þess, gefa til kynna starfsemi sem ekki stendur í neinu sambandi við fyrirtækið. Sem dæmi má nefna að fyrirtæki sem hefur fjárfestingar að meginstarfsemi mætti ekki nota orð eins og “póstþjónusta” í firmaheiti sínu.

Við mat á ruglingshættu milli félaga, skiptir starfsemi eða tilgangur félags einnig mjög miklu máli við mat á því hvort heimila skuli skráningu tiltekins firmaheitis. Sérstaklega ef erfitt reynist að meta það út frá firmaheitinu einu saman.

Virðist það vera tilhneiging við úrlausn mála hjá öðrum opinberum stofnunum er fjalla um réttindi yfir firmaheiti eða vörumerki, eins og Neytendastofu, að líta æ meira til þjónustulíkingar félaga, þ.e. að meta ruglingshættu út frá starfsemi félaganna heldur en að horfa afmarkað á heitið eitt og sér.

Þegar metið er hvort tilgangur félags sé í samræmi við firmaheiti þess er meðal annars notast við íslensku orðabókina þar sem almenn orð eru skilgreind. Til dæmis er orðið veitingahús skilgreint sem „staður þar sem veitingar eru seldar og þeirra neytt (oftast með borðhaldi)“ – væri því ekki hægt að nota orðið veitingahús í firmaheiti félags ef tilgangur þess væri að starfrækja vefþjónustu.

Til að koma í veg fyrir ruglingshættu milli fyrirtækja og til að auka skýrleika í skráningu og þar af leiðandi öryggi gagnvart viðskiptalífinu, hinu opinbera og almenningi, er það nú óundanþæg regla hjá fyrirtækjaskrá að skrá ekki tvö nákvæmlega eins firmaheiti í skránna, jafnvel þótt eigandi firmans óskar eftir því. Hann þyrfti alltaf að bæta einhverju viðhengi við firmaheiti sitt til aðgreiningar frá því sem þegar hefur verið skráð. Rekstrarform félags (ehf., hf., sf. o.s.frv.) skiptir hér ekki máli, eingöngu nafn firmans.

Fyrirtækjaskrá hefur hliðsjón af skráðum vörumerkjum líkt og Hugverkastofa hefur hliðsjón af skráðum firmaheitum. Vörumerkjaskrá greinist í marga flokka eftir starfsemi eða vöru og því getur sama vörumerki verið skráð á mismunandi eigendur eftir flokkum. Fyrirtækjaskrá er hins vegar bara ein skrá og verður sama firmaheiti bara skráð einu sinni í þá skrá. Meginreglur vörumerkis eru þær að eigandi vörumerkis njóti eingöngu verndar ef notkunin tekur til svipaðrar vöru eða þjónustu og er sama viðmið notað við skráningu í firmaskrá. Það þýðir að ef óskað er eftir skráningu firmaheitis sem ekki er til á firmaskrá, en er til í vörumerkjaskrá, þá eru skráningu aðeins hafnað ef tilgangur félagsins sé í samræmi við þann vörumerkjaflokk er merkið er skráð í. Sé flokkurinn mjög ólíkur tilgangi félagsins er skráning almennt heimiluð.