Bókhald
Öllum bókhaldsskyldum aðilum ber að færa bókhald og haga færslum, bókhaldsbókum og reikningaskipan í samræmi við bókhaldslög.
Haga skal bókhaldi þannig að á skýran og aðgengilegan hátt megi rekja viðskipti og notkun fjármuna. Það skal veita svo sundurliðaðar upplýsingar um rekstur og efnahag sem nauðsynlegar eru til að meta tekjur og gjöld, eignir og skuldir.
Meginreglan er að bókhald skal vera tvíhliða. Einstaklingum í ákveðnum atvinnugreinum er þó heimilt að færa einhliða bókhald ef þeir nota ekki meira aðkeypt vinnuafl við starfsemi sína en sem svarar einum starfsmanni á ári.
Í bókhaldi aðila sem halda skal tvíhliða bókhald skal liggja fyrir skrifleg lýsing á skipulagi og uppbyggingu bókhaldskerfisins og m.a. veita upplýsingar um tölvukerfi og tölvubúnað, tengsl við aðrar tölvur og hlutverk þeirra. Ef sjálfvirkri tölvuúrvinnslu er beitt í bókhaldi skal á sama hátt liggja fyrir lýsing á henni á þann hátt að unnt sé án erfiðleika að fylgja eftir og hafa eftirlit með meðferð hvers liðar. Reikningar bókhaldsins skulu sérstaklega tilgreindir og notkun þeirra greinilega afmörkuð, svo og lýsing á söluskráningu (tekjuskráningu).
Haga skal bókhaldi þannig að á skýran og aðgengilegan hátt megi rekja viðskipti og notkun fjármuna. Það skal veita svo sundurliðaðar upplýsingar um rekstur og efnahag sem þarfir eigenda, lánadrottna og hins opinbera krefjast og nauðsynlegar eru til að meta tekjur og gjöld, eignir og skuldir. Í bókhaldi skal skrá viðskipti svo fljótt sem verða má þegar reikningur eða bókhaldsskjal hefur verið útbúið og eigi síðar en slík gögn hefðu átt að liggja fyrir samkvæmt góðri viðskipta- og reikningsskilavenju. Færslur í bókhaldi skulu að jafnaði vera í réttri tímaröð og gefa rétta mynd af viðskiptunum þegar þau fóru fram og skal texti bókunarinnar lýsa innihaldi færslunnar á skýran hátt. Jafnframt skal vísað til dagsetningar viðeigandi fylgiskjals, sem skal vera númerað í kerfisbundinni röð. Sérhver færsla í bókhaldi skal byggð á áreiðanlegum og fullnægjandi gögnum sem rekja má til viðskiptanna.
Fylgiskjöl með bókhaldi samanstanda af gögnum vegna tekna og kostnaðar, eigna og skulda. Fylgiskjöl skal tölusetja á reglubundinn hátt og til þeirra vísa við innfærslur í bókhaldsbækur. Þau skulu geymd í samfelldri töluröð (fylgiskjalaröð). Ýmis bókhaldsgögn skulu geymd með öðrum hætti, t.d. annað samrit sölureikninga í samfelldri töluröð (reikningaröð). Öðrum gögnum sem tengjast rekstrinum skal haldið til haga með skipulögðum hætti.
Rafrænt bókhald er bókhald, eða sá hluti bókhalds, sem byggist á gögnum og færslum sem eiga uppruna sinn í gagnavinnslukerfum og send eru á milli þeirra með rafskeytum sem sjálfkrafa skrást í sérstaka rafgagnadagbók.
Hver sá sem selur bókhaldskerfi til færslu rafræns bókhalds, þ.á m. hugbúnað vegna gagnaflutnings, þ.e. vegna móttöku og sendingar skeyta á milli gagnavinnslukerfa og skráningar í gagnadagbók, skal láta fylgja sölunni ítarlegar upplýsingar um hugbúnaðinn, hvernig hann vinnur og um þá eftirlitsþætti sem hann hefur upp á að bjóða til að stemma af, sannprófa, stýra vinnslu gagna og endurskoðun þeirra.
Þegar fært er rafrænt bókhald skulu auk skriflegra lýsinga á skipulagi bókhaldsins og uppbyggingu liggja fyrir skriflegar lýsingar hjá notanda vegna gagnaflutninganna sjálfra og þeirra viðskiptafærslna sem rekja má til þeirra. Lýsingar þessar skulu gefa skýra mynd af öryggi og rekjanleika færslna, hvort sem þær eru í bókhaldskerfinu sjálfu eða sérstöku gagnavinnslukerfi vegna gagnaflutninganna. Þegar færslur í bókhaldinu eiga rætur að rekja til gagnaflutninga skulu liggja fyrir upplýsingar um það með hvaða hætti þeir aðilar sem stunda slík rafræn viðskipti haga samskiptum sínum, m.a. skráningu í gagnadagbók. Ef aðilar hafa gert samskiptasamninga við gagnaðila sinn vegna gagnaflutninga skulu þeir og liggja fyrir.
Skattskyldir aðilar skulu haga bókhaldi sínu og uppgjöri til virðisaukaskatts þannig að skattyfirvöld geti jafnan gengið úr skugga um réttmæti virðisaukaskattsskila. Skattskyldir aðilar skulu færa sérstaka bókhaldsreikninga yfir kaup og sölu á skattskyldri vöru og þjónustu til þess að geta gert upp þann virðisaukaskatt sem greiða á til ríkissjóðs. Bókhald vegna virðisaukaskatts á að færa á skýran og aðgengilegan hátt. Í bókhaldinu verður að koma greinilega fram hverjar þær fjárhæðir eru sem skattskyldur aðili á að gefa upp á virðisaukaskattsskýrslu í lok hvers uppgjörstímabils. Skattskyldur aðili verður að færa bókhaldið fyrir hvert uppgjörstímabil áður en virðisaukaskattsskýrsla tímabilsins er send enda byggir hún á bókhaldinu og gögnum þess.
Kaup á skattskyldri vöru og þjónustu
Í bókhaldi skal skrá vegna hvers uppgjörstímabils þau kaup skattskyldrar vöru og þjónustu sem innlendir seljendur hafa gert skattaðila reikning fyrir á tímabilinu, svo og þann innflutning hans sem hefur verið tollafgreiddur á tímabilinu.
Skjöl, sem færsla innskatts í bókhaldi er byggð á, skulu uppfylla skilyrði sem gerð eru til forms og efnis söluskráningargagna. Aðeins eftirfarandi skjöl geta verið fullnægjandi til sönnunar á innskatti:
- Frumrit sölureikninga, rafrænir (pappírslausir) sölureikningar, frumrit gíróseðla, afreikningar og frumrit móttekinna kreditreikninga. Með rafrænum sölureikningi er átt við reikning sem á uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi.
- Frumrit kvittunar eða sölureiknings vegna innborgunar skal liggja til grundvallar færslu á innskatti vegna innborgunar á viðskipti.
- Greiðsluskjal frá tollyfirvöldum, þar sem virðisaukaskattur kemur sérstaklega fram, skal liggja til grundvallar innskatti vegna eigin innflutnings skattaðila. Greiðsluskjal frá tollyfirvöldum getur hvort heldur sem er verið í pappírsformi eða rafrænt.
- Ef aðeins seljandi er með rafrænt bókhaldskerfi en kaupandinn ekki þá er prentað eintak rafræna reikningsins innskattsskjal kaupanda, enda beri reikningurinn við prentun hans með sér að hann eigi uppruna sinn í rafrænu bókhaldskerfi.
- Við reikning sem er gefinn út til skattskylds viðskiptamanns samhliða sjóðvélarskráningu verður að vera heft greiðslukvittun (strimill/kassakvittun) sjóðvélarinnar. Þó getur greiðslukvittun sjóðvélar ein og sér legið til grundvallar innskatti ef hún uppfyllir kröfur sem gerðar eru til reikninga og er úr rafrænu bókhaldskerfi (þ.e. úr sjóðvél sem er með rafræna dagbók í stað innri strimils), enda komi sá uppruni fram við prentun hennar.
- Skjöl úr tekjuskráningarkerfum sem fengið hafa samþykki ríkisskattstjóra geta legið til grundvallar færslu á innskatti í bókhaldi, þó ekki greiðsluyfirlit greiðslukortafyrirtækja. Þetta er þó háð því að skjalið beri með sér tilvísun í samþykki ríkisskattstjóra (TS-númer), enda sé kaupandinn í góðri trú um tilvist og efni undanþágunnar.
- Færsla á innskatti vegna sameiginlegra innkaupa tveggja eða fleiri rekstraraðila, sem einn reikningur er gefinn út fyrir, má byggjast á sameiginlegri greinargerð þar sem fram kemur nafn og kennitala allra kaupenda, svo og skipting verðs og virðisaukaskatts. Árita skal á frumrit sölureiknings hver varðveitir það. Ljósrit áritaðs sölureiknings skal liggja fyrir í bókhaldi allra aðila ásamt greinargerð ef hún er gerð á sérstöku skjali. Þegar um er að ræða rafrænan sölureikning skal ákvæðið um áritað frumrit teljast uppfyllt ef áritað prentað eintak reikningsins liggur fyrir hjá hverjum aðila kaupanna ásamt greinargerðinni.
- Samrekstraraðilar, sem halda sameiginlegt bókhald samkvæmt sérákvæði bókhaldslaga þar um, geta fært innskatt eftir sérstakri sundurliðun að réttri tiltölu í viðeigandi reikninga í bókhaldi hvers aðila um sig.
Til lækkunar á innskatti uppgjörstímabils skal skattaðili færa þann virðisaukaskatt sem fram kemur á kreditreikningi frá seljanda.
Bókhaldi verður að haga þannig að skattyfirvöld geti haft eftirlit með því að aðili leiðrétti innskatt sinn ef breyting verður á forsendum frádráttar innskatts af varanlegum rekstrarfjármunum. Skattskyldur aðili skal færa upplýsingar um breytingar á forsendum frádráttar innskatts í bókhald sitt eða varðveita þær með bókhaldsgögnum. Hafi aðili yfirtekið leiðréttingarskyldu skulu upplýsingar um fjárhæð þess innskatts sem leiðréttingarskylda tekur til færðar á sérstakt yfirlit.
Sé starfsemi blönduð, þ.e. að hluta til skattskyld en að hluta til undanþegin, skal aðili halda sérstakt yfirlit um kaup varanlegra rekstrarfjármuna. Sama gildir ef aðili notar varanlega rekstrarfjármuni þannig að innskattsfrádráttur vegna öflunar þeirra er einungis heimill að hluta. Á yfirliti þessu skal sundurliða kaupverð án virðisaukaskatts, virðisaukaskatt sem greiddur var af kaupunum, virðisaukaskatt sem aðili getur talið til innskatts, svo og þær leiðréttingar á innskatti sem gerðar eru vegna viðkomandi rekstrarfjármunar.
Hafi aðili yfirtekið leiðréttingarskyldu skulu upplýsingar um fjárhæð þess innskatts sem leiðréttingarskylda tekur til færðar á sérstakt yfirlit.
Sala á skattskyldri vöru og þjónustu
Til skattskyldrar veltu hvers uppgjörstímabils skal í bókhaldi telja hvers kyns afhendingu skattskyldrar vöru og þjónustu á tímabilinu, hvort sem greiðsla hefur þá þegar farið fram eður ei. Sé reikningur gefinn út fyrir afhendingu telst afhending hafa farið fram á útgáfudegi reiknings. Innborganir teljast til skattskyldrar veltu þess tímabils þegar þær eru mótteknar.
Tekjufærsla skal byggð á samritum af útgefnum sölureikningum, útgefnum rafrænum reikningum, samritum af útgefnum kvittunum vegna innborgana, samritum af útgefnum kreditreikningum, mótteknum afreikningum og/eða söluuppgjörsyfirlitum eða gögnum úr tekjuskráningarkerfi sem aðili hefur fengið heimild ríkisskattstjóra fyrir, svo og færslum í undirbók vegna úttektar eiganda, framkvæmdastjóra og annarra starfsmanna fyrirtækis í stjórnunarstöðum.
Til sönnunar á því að sala sé undanþegin skattskyldri veltu, skal seljandi varðveita útflutningsskýrslu eða önnur sambærileg gögn með viðkomandi reikningum. Í bókhaldi skal skrá vegna hvers uppgjörstímabils þau kaup skattskyldrar vöru og þjónustu sem innlendir seljendur hafa gert skattaðila reikning fyrir á tímabilinu, svo og þann innflutning hans sem hefur verið tollafgreiddur á tímabilinu.
Útlagður kostnaður er kostnaður sem seljandi leggur sérstaklega út fyrir kaupanda í tengslum við verk sem hann innir af hendi fyrir kaupanda, enda sé kostnaðurinn þess eðlis að kaupandinn komi til með að nýta sér hann sjálfur.
Útlagður kostnaður er ekki hluti af skattverði seljanda ef eftirfarandi skilyrðum er fullnægt:
- Seljandi endurkrefur kaupandann um kostnaðinn án nokkurs álags eða þóknunar.
- Reikningur vegna kostnaðarins er skráður á nafn kaupanda sem fær í hendur frumrit hans eða prentað eintak hans sé hann rafrænn. Prentað eintak rafræns reiknings skal áritað um að hann sé úr rafrænu bókhaldskerfi. Með öðrum orðum – rafrænn reikningur þarf að bera þessa eða sambærilega áletrun: „Reikningur úr rafrænu bókhaldskerfi.“
- Kaupandi fær í hendur uppgjör frá seljanda.
Virðisaukaskattur vegna þessara innkaupa er ekki hluti innskatts seljanda, heldur telst til innskatts kaupanda sé hann skráður aðili.
Í uppgjöri aðila skal tilgreina fjárhæð allra reikninga vegna útlagðs kostnaðar, tegundir kostnaðar og nöfn seljenda. Áritað eintak uppgjörsins (samrit) er bókhaldsskjal seljanda. Útlagður kostnaður færist eingöngu á uppgjörið, þ.e. óheimilt er að láta útlagðan kostnað koma fram á reikningi.
Ef framangreind skilyrði eru ekki uppfyllt er óheimilt að telja útgjöld vegna verks til útlagðs kostnaðar. Þá er um að ræða venjuleg aðfangakaup seljanda og kostnaður vegna þeirra kemur inn í skattverð við söluna til kaupandans.
Þegar opinberum þjónustugjöldum er haldið utan skattverðs sem útlögðum kostnaði eru þær undantekningar gerðar frá framangreindum reglum að reikningur vegna kostnaðarins þarf hvorki að hljóða á nafn kaupanda né kaupandinn að fá frumrit hans í hendur. Jafnframt á kaupandi þá ekki að fá í hendur uppgjör frá seljanda, heldur færist kostnaðurinn í þessum tilvikum á reikning án virðisaukaskatts.
Sem dæmi um opinber þjónustugjöld má nefna gjald fyrir þinglýsingarvottorð.
Um bókhald þeirra sem halda skulu tvíhliða bókhald
Meginreglan er sú að bókhald skuli vera tvíhliða. Í því felst að sérhver viðskipti skulu færð á tvo bókhaldsreikninga, annars vegar bókun þeirra verðmæta sem fyrirtækið móttekur og hins vegar bókun þeirra verðmæta sem fyrirtækið lætur af hendi. Reikningsskipan skal hafa þannig að færðir séu hreinir eigna- og skulda, gjalda- og teknareikningar.
Þeir sem skyldugir eru til þess að halda tvíhliða bókhald skulu hafa í fjárhagsbókhaldi sínu sérstaka reikninga fyrir þær fjárhæðir sem færa þarf á virðisaukaskattsskýrslur. Heimilt er þó að færa fjárhæðirnar í sérstakar undirbækur eða yfirlit sem byggð eru á reikningaskipan fjárhagsbókhalds. Það er þó háð því að niðurstöðutölur vegna hvers uppgjörstímabils séu færðar á viðeigandi bókhaldsreikninga fyrir lok skilafrests virðisaukaskattsskýrslu tímabilsins. Ávallt verður að vera hægt að rekja færslur í fjárhagsbókhaldi til færslna í undirbækur.
Ef starfsemi aðila er blönduð, þ.e. að hluta skattskyld en að hluta undanþegin, skal aðgreina þessa þætti í bókhaldinu, bæði hvað varðar tekjur og gjöld. Jafnframt skal í bókhaldi halda tekna- og gjaldareikningum aðgreindum eftir skatthlutföllum. Færa skal á sérstaka teknareikninga í bókhaldi sölu á vöru og þjónustu sem undanþegin er skattskyldri veltu. Einnig skal færa á sérstaka gjaldareikninga kaup á vörum og þjónustu sem ekki bera frádráttarbæran virðisaukaskatt eða bera ekki virðisaukaskatt. Í bókhaldi skal aðgreina innlend og erlend vörukaup með því að færa þau á sérstaka gjaldareikninga. Þessi aðgreining verður að liggja fyrir í reikningum bókhaldsins, ekki er nægilegt að unnt sé að kalla hana fram með einhverjum skipunum sem bókhaldskerfinu eru gefnar eftir á.
Færa skal á sérstaka teknareikninga í bókhaldi:
- Sölu á vöru og þjónustu sem er skattskyld í 24% skattþrepi.
- Sölu á vöru og þjónustu sem er skattskyld í 11% skattþrepi.
- Sölu vegna undanþeginnar starfsemi.
- Sölu sem undanþegin er skattskyldri veltu.
Færa skal á sérstaka gjaldareikninga í bókhaldi:
- Kaup á vöru og þjónustu sem er skattskyld í 24% skattþrepi.
- Kaup á vöru og þjónustu sem er skattskyld í 11% skattþrepi.
- Innkaup til undanþeginnar starfsemi.
- Innkaup sem ekki veita rétt til frádráttar innskatts eða bera ekki virðisaukaskatt.
- Innlend vörukaup.
- Erlend vörukaup.
Meðal efnahagsliða í fjárhagsbókhaldi skulu vera eftirtaldir bókhaldsreikningar/skattreikningar:
- Innskattsreikningur - vegna virðisaukaskatts af innkaupum.
- Útskattsreikningur – vegna virðisaukaskatts af sölu.
- Uppgjörsreikningur - vegna uppgjörs og skila á virðisaukaskatti.
- Biðreikningur – vegna útskatts af innborgunum.
Að jafnaði skal færa skattfjárhæðir á innskatts- eða útskattsreikning samtímis færslum á viðkomandi gjalda- eða teknareikning í fjárhagsbókhaldi.
Skattreikninga og aðra reikninga, bækur eða yfirlit, sem færslur á virðisaukaskattsskýrslu byggjast á, skal stemma af og loka að liðnu hverju uppgjörstímabili.
Einhliða bókhald
Um bókhald þeirra sem ekki þurfa að halda tvíhliða bókhald.
Þeir sem undanþegnir eru skyldu til að halda tvíhliða bókhald skulu skrá með reglulegum hætti öll kaup sín og sölu á skattskyldri vöru og þjónustu. Það sama gildir um innskatt og útskatt. Þessar upplýsingar skal færa í sérstakar færslubækur virðisaukaskatts, sem hægt er að fá í bóka- og ritfangaverslunum. Skylt er að halda þá reikninga/bækur sem bókhaldslög kveða á um, t.d. sjóðbók. Þeir sem færa tvíhliða bókhald, án þess að þeim sé það skylt, skulu haga færslu bókhalds síns eftir reglum um tvíhliða bókhald.
Færsla bókhalds og sjóðsbók
Ávallt skal vera hægt að rekja einstakar fjárhæðir í uppgjörsgögnum til þeirra færslna og fylgiskjala sem byggt er á í bókhaldi. Þá skal vera hægt að rekja færslur í bókhaldi til þeirra undirbóka sem kunna að vera haldnar. Þannig skulu skattyfirvöld jafnan geta gengið úr skugga um réttmæti virðisaukaskattsskýrslna og þeirra fylgiskjala og uppgjörsgagna sem að baki liggja.
Allir bókhaldsskyldir aðilar eiga að halda sjóðbók.
Daglega skal færa í sjóðbók allar innborganir í sjóð og útborganir úr sjóði, hverja um sig eða niðurstöðutölur þeirra undirbóka sem eru færðar. Með undirbókum er átt við dagsöluyfirlit (útsláttarstrimla) eða staðgreiðslusölulista eða staðgreiðslusöluyfirlit og önnur þau gögn sem innihalda upplýsingar um hverja einstaka fjárhæð vegna sölu eða afhendingar á vörum, verðmætum eða þjónustu yfir daginn.
Sjóðinn á að gera upp í lok hvers dags og stemma hann af við sjóðbókina. Tegund og umfang starfseminnar getur þó verið með þeim hætti að gera megi sjóðinn sjaldnar upp. Það skal þó ætíð gera reglulega, t.d. vikulega.
Falla má frá færslu sjóðbókar ef fyrir liggur annað jafnöruggt skráningarkerfi, t.d. að allar inn- og útborganir, hver um sig, séu látnar fara um bankareikning eða bankareikninga. Þó má leggja innkomu hvers dags inn í einu lagi.
Talning vörubirgða
Skattaðilar skulu telja vörubirgðir í lok hvers reikningsárs og reikna út verðmæti þeirra. Á vörutalningarlista skal koma fram magn, einingarverð og útreiknað verðmæti hverrar einstakrar vörutegundar, ásamt heildarverðmæti vara (samtölu). Ef tilgreint einingarverð á vörutalningarlista er söluverð vöru verður að skýra og rökstyðja á skilmerkilegan hátt hvernig kostnaðarverð vörubirgða alls er reiknað út.
Þeir sem nota stöðugt birgðabókhald, sem er tölvufært og tengt sölukerfi, eru ekki bundnir af reglunni um vörutalningu í lok árs, en vörutalningar á einstökum hlutum vörubirgða skulu þá fara fram með reglubundnum hætti og nauðsynlegar leiðréttingar gerðar á birgðaskrám.
Varðveisla bókhaldsgagna
Skattskyldum aðilum ber að geyma bókhald sitt, bókhaldsfylgiskjöl og önnur bókhaldsgögn, þar með talin gögn sem varðveitt eru á tölvutæku formi, á örfilmu eða á annan sambærilegan hátt, í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Ef tölvubúnaði sem nauðsynlegur er til að kalla fram bókhaldsgögn er breytt eða fargað ber að prenta gögnin í upprunalegu formi eða yfirfæra á nýjan miðil þannig að áfram verði unnt að kalla þau fram.
Ársreikning skal ætíð geyma í 25 ár.
Þeim sem nota sjóðvélar er þó ekki skylt að varðveita innri strimla lengur en þrjú ár frá lokum viðkomandi reikningsárs, enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur.
Sé sjóðvél búin rafrænni dagbók þá ber að geyma dagbókina í sjö ár.
Ávallt ber að varðveita bókhaldsgögn vegna byggingar, viðhalds og endurbóta á fasteign jafn lengi og leiðréttingarskylda innskatts varir.
Öryggisafrit rafræns bókhalds og rafrænna bókhaldsgagna skal taka reglulega samkvæmt viðurkenndum verklagsreglum og í samræmi við umfang viðskiptanna. Öryggisafrit rafrænnar skráningar í gagnadagbók skal þó tekið í lok hvers starfsdags. Að loknu reikningsári skal taka a.m.k. eitt heildarafrit af öllum gagnaskrám er snerta bókhaldið og geyma það á öruggum stað, aðskilið frá bókhaldinu og bókhaldsgögnum.
Verklagsreglurnar skulu liggja fyrir í gögnum bókhaldsins og skal staðfest að hægt sé að endurbyggja gögnin með öryggisafritum. Þá skulu vera fyrir hendi leiðbeiningar og greinargóð lýsing á því hvernig nálgast megi þau gögn sem öryggisafritin geyma með rafrænum hætti.
Öryggisafrit skulu varðveitt í tryggri geymslu á mismunandi stöðum og vera aðgengileg fyrir opinbert eftirlit þegar þess er krafist. Öryggisafrit má ekki geyma á sama stað og frumgögnin.
Ítarefni
