Skráning tekna

Tekjuskráning virðisaukaskattsskyldra aðila

Tekjuskráning skattskylds aðila verður að byggja á skýru og öruggu kerfi sem tryggir að unnt sé að sannreyna að allar tekjur komi fram. Með öruggu kerfi í þessu sambandi er fyrst og fremst átt við notkun sölureikninga eða sjóðvéla enda sé a.m.k. lágmarkskröfum um notkun þeirra fullnægt.

Tegund tekjuskráningar

Tekjuskráning skattskylds aðila getur verið með eftirfarandi hætti:

Sölureikningar, þ.m.t. rafrænir sölureikningar: Almenna reglan er sú að skylt er að gefa út sölureikning við sérhverja afhendingu á skattskyldri vöru eða þjónustu.
Gíróseðlar: Þeir sem mega gefa út sölureikning síðasta dag hvers mánaðar vegna reikningsviðskipta í þeim mánuði geta notað gíróseðla í stað sölureikninga.
Afreikningar: Bændur, útgerðaraðilar og iðnfyrirtæki geta lagt til grundvallar tekjuskráningu sinni afreikninga (innleggsnótur) útgefna af afurða - eða vinnslustöð sem tekur framleiðsluvörur þeirra til vinnslu eða endursölu.
Kreditreikningar: Kreditreikningur er sérstök tegund sölu - eða afreiknings og gefinn út við bakfærslu eða leiðréttingu á áður tekjufærðri sölu. Sé tekjuskráning í formi gíróseðla þarf aðili að hafa sérstök kreditreikningseyðublöð.
Sjóðvélar: Smásöluverslanir og þjónustusalar, sem nær eingöngu selja til endanlegra neytenda, mega í stað þess að gefa út sölureikning við sérhverja afhendingu skrá söluna í sjóðvél jafnskjótt og hún fer fram.
Annars konar tekjuskráning: Ef sérstakar aðstæður eru fyrir hendi getur ríkisskattstjóri heimilað notkun annars konar tekjuskráningarkerfis.

Afsöl og kaupsamningar eru ekki gild tekjuskráningargögn.

Tímamark tekjuskráningar

Meginreglan um tímamark tekjuskráningar byggir á svokallaðri afhendingarreglu. Þannig skal seljandi við sérhverja afhendingu á skattskyldri vöru eða þjónustu gefa út sölureikning samtímis og sala eða afhending á sér stað, þ.m.t. hvers konar afborgunar- og lánaviðskipti og afhendingu til starfsmanna. Greiði kaupandi að fullu eða að hluta andvirði skattskyldrar vöru eða þjónustu áður en afhending fer fram er seljanda við móttöku greiðslu heimilt að gefa út sölureikning vegna viðskiptanna. Ef það er ekki gert ber seljanda að gefa út sérstaka kvittun fyrir innborguninni við móttöku hennar, auk útgáfu sölureiknings við afhendingu hins selda.

Þjónustusölum, öðrum en þeim sem nær eingöngu selja til endanlegra neytenda, er þó heimilt að gefa út sölureikning í lok hvers mánaðar vegna þeirrar þjónustu sem innt var af hendi frá upphafi til loka þess mánaðar. Sama gildir, með hliðsjón af viðskiptavenjum, við sölu á vöru til þeirra sem nota hið keypta í atvinnurekstri sínum, enda fái kaupandi afgreiðsluseðil með vörunni í stað reiknings. Seljandi skal varðveita afrit afgreiðsluseðils með sölureikningi. Ekki er heimilt að tilgreina virðisaukaskatt á afgreiðsluseðli.

Vörur sem afhentar eru til umsýslu- eða umboðssölu má þó annað hvort telja til skattskyldrar veltu á því uppgjörstímabili þegar afhending fer fram eða til veltu þess tímabils þegar gert er upp við umsýslu- eða umboðsmann. Sé síðarnefnda aðferðin valin má ekki gefa út reikning fyrr en uppgjörið hefur farið fram.

Form og efni sölureikninga og annarra tekjuskráningargagna

Sölureikningar, sem og önnur skjöl sem varða bókhald, skulu vera á pappírsformi. Að uppfylltum ákvæðum reglugerðar um rafrænt bókhald, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna bókhaldskerfa, er rekstraraðilum þó heimilt að senda og móttaka sölureikninga og önnur skjöl er varða bókhaldið með rafrænum hætti (pappírslaust). Meðal skilyrða þess að bókhaldskerfi teljist rafrænt er að yfirlýsing seljanda eða hönnuðar hugbúnaðarins þess efnis að hugbúnaðurinn uppfylli skilyrði hennar liggi fyrir í bókhaldsgögnum notanda. Athygli er vakin á því að þegar um er að ræða sölu til rekstraraðila eru tekjuskráningargögn seljanda jafnframt grundvöllur fyrir gjaldfærslu/eignfærslu og færslu innskatts hjá kaupanda. Því er mikilvægt að gætt sé að því að skilyrði sölureikninga að því er varðar form þeirra og efni séu uppfyllt þar sem heimilt er að synja aðila um færslu á innskatti ef svo er ekki.

Formskilyrði sölureikninga

Þær formreglur sem gilda um sölureikninga eru þessar:

Tölusetning: Öll reikningseyðublöð skulu vera fyrirfram tölusett með áprentuð númer í samfelldri töluröð. Þannig er t.d. ekki nægjanlegt að prenta reikninga úr tölvu sem jafnframt númerar reikningana um leið. Númeraröðin verður að vera prentuð samfellt áður.
Þrírit: Reikningseyðublöð skulu vera í þríriti og fær kaupandi frumrit í hendur, samrit skal varðveita í réttri töluröð en annað samrit er lagt til grundvallar færslu á sölu í bókhaldi. Heimilt er að fella niður þriðja eintakið ef þess í stað er gert söluuppgjörsyfirlit yfir útgefna reikninga þar sem m.a. kemur fram númer, dagsetning og fjárhæð hvers reiknings.
Upplýsingar: Við útgáfu reiknings skal koma fram útgáfudagur, nafn, kennitala og skráningarnúmer (virðisaukaskattsnúmer) seljanda. Ef seljandi er með fleiri en eitt skráningarnúmer þarf hann sérstaka númeraröð vegna hvers þeirra.
Sölureikningur/sjóðvél: Sölureikningur sem gefinn er út samhliða skráningu í sjóðvél vegna lánssölu eða sölu til skráðs aðila sem þarf reikning til nota í bókhaldi sínu og sem færsla innskatts getur byggst á þarf ekki að vera fyrirfram númeraður. Aftur á móti ber að hefta greiðslukvittun sjóðvélar við eintak kaupanda af reikningi. Samrit reikninga af þessum toga ber að varðveita í réttri útgáfuröð.
Rafrænn sölureikningur: Á rafrænum sölureikningi teljast ákvæði um frumrit, samrit og eintak í réttri röð eða söluuppgjörsyfirlit uppfyllt þegar farið er eftir ákvæðum III. kafla reglugerðar nr. 505/2013. Talið er nægjanlegt að seljandi, sem er með rafrænt bókhaldskerfi, prenti rafrænan sölureikning í einriti fyrir viðskiptamann sem ekki er með slíkt bókhaldskerfi eða hefur ekki búnað til móttöku rafræns sölureiknings. Prentað eintak rafræns sölureiknings skal bera með sér að það sé frumrit hans skv. reglugerð nr. 505/2013.
TS-sölureikningur: Sölureikningur í einriti úr tekjuskráningarkerfi sem ríkisskattstjóri hefur samþykkt sérstaklega skal bera með sér tilvísun í slíka samþykkt (TS-númer). Skorti á yfirlýsingu um uppruna í rafrænt sölukerfi eða TS-númer á sölureikninga í einriti eru þeir ekki tækir til grundvallar færslu á innskatti.

Efni sölureikninga

Efnisreglur laga nr. 50/1988 um virðisaukaskatt og reglugerðar nr. 50/1993 kveða á um atriði sem útgefandi reiknings verður að færa á reikning svo að hann sé nothæft bókhaldsskjal og gildur til innskattsfrádráttar hjá kaupanda. Á sölureikningi, þ.m.t. á rafrænum sölureikningi, verða eftirfarandi upplýsingar að koma fram:

Útgáfudagur.
Nafn, kennitala og skráningarnúmer seljanda.
Nafn og kennitala kaupanda. Smásöluverslunum og þjónustusölum, sem nota sölureikninga í stað sjóðvélar, er þó heimilt að víkja frá þessu skilyrði við staðgreiðslusölu til endanlegs neytanda, þ.e. þess sem ekki notar hið keypta í atvinnurekstri sínum. Smásöluverslunum og þjónustusölum, sem nær eingöngu selja til endanlegs neytanda, er einnig heimilt að víkja frá þessu skilyrði við sölu til skráðs aðila ef reikningur er að fjárhæð 6.000 kr. eða minna.
Tegund sölu, þ.e. lýsing á hinu selda. Við sölu til skattskylds aðila skal lýsingin vera nægilega glögg til að ljóst sé hvort viðskiptin varði skattskylda starfsemi hans. Tilgreining eins og „vörur“ er ekki nægileg en „ritföng“ væri nægilegt á reikningi frá ritfangaverslun.
Magn, einingaverð og heildarverð eftir því sem við verður komið.
Hvort virðisaukaskattur er innifalinn í heildarfjárhæð eða ekki, svo og fjárhæð skattsins. Við sölu til endanlegs neytanda er þó nægilegt að tilgreina að virðisaukaskattur sé 19,35% af heildarverði vöru eða þjónustu ef um er að ræða skattskylda sölu í 24% þrepi. Þegar um er að ræða skattskylda sölu í 11% þrepi er nægjanlegt að tilgreina að skatturinn sé 9,91% af heildarverði.
Við sölu sem er skattskyld að hluta en undanþegin að hluta og við sölu í 24% og 11% þrepum ber að aðgreina fjárhæðir og tilgreina virðisaukaskatt sérstaklega í hvoru þrepi um sig.

Óskráðir aðilar mega hvorki tilgreina á reikningum sínum né á annan hátt gefa til kynna á þeim að virðisaukaskattur sé innifalinn í reikningsfjárhæð. Þeir sem tilgreina á einhvern hátt á reikningum sínum að virðisaukaskattur sé innifalinn í heildarfjárhæð skulu skila skattinum í ríkissjóð. Þetta gildir jafnt um óskattskylda aðila og um skattskylda aðila er tilgreina of háan skatt á reikningi. Verði leiðréttingu komið við gagnvart kaupanda fellur skilaskyldan þó niður.

Afgreiðsluseðlar

Þjónustusölum, sem ekki falla undir 8. gr. reglugerðar nr. 50/1988, er heimilt að gefa út sölureikning eða gíróseðil í lok hvers mánaðar vegna sölu í mánuðinum. Sama gildir, með hliðsjón af viðskiptavenju, við sölu á vöru til þeirra sem nota hið keypta í atvinnurekstri sínum, enda fái kaupandi með vörunni í stað reiknings afgreiðsluseðil með upplýsingum um tegund sölu og magn. Óheimilt er að tilgreina virðisaukaskatt á afgreiðsluseðli. Seljandi skal varðveita afrit afgreiðsluseðils með viðkomandi sölureikningi.

Kvittun fyrir innborgun

Sé vara eða þjónusta greidd að fullu eða að hluta áður en afhending fer fram skal móttakandi greiðslu gefa út kvittun til greiðanda. Heimilt er þó að gefa út sölureikning vegna slíkra innborgana. Þegar tekjuskráning seljanda byggir á skráningu í sjóðvél skal hann jafnhliða útgáfu kvittunar skrá innborgunina í sjóðvél. Framangreindar form- og efnisreglur sölureikninga gilda um kvittanir eftir því sem við á en þó þarf ekki að tilgreina á þeim magn, einingaverð eða heildarverð. Þá skal tölusetning (númeraröð) kvittana vera önnur en tölusetning reikninga.

Þegar sölureikningur er gefinn út skal tilgreina á honum mótteknar skattskyldar innborganir vegna viðkomandi sölu. Koma skal fram fjárhæð, dagsetning og númer kvittunar. Innborgun fyrir afhendingu telst til skattskyldrar veltu á því tímabili sem hún er innt af hendi. Því skal ekki tilgreina virðisaukaskatt á slíkum heildarreikningi nema reikningsfjárhæðin sé hærri en mótteknar innborganir skv. kvittunum. Skal þá tilgreina virðisaukaskatt af mismuninum (lokagreiðslunni) en ekki virðisaukaskatt skv. kvittununum.

Smásöluverslunum og þjónustusölum sem nota sjóðvél í stað sölureikninga er skylt að gefa út kvittun við sölu á gjafakorti.

Gíróseðlar

Þeim þjónustu- eða vörusölum sem mega gefa út sölureikninga síðasta dag hvers mánaðar er heimilt að gefa út gíróseðla í stað sölureikninga í lok hvers mánaðar að ákveðnum skilyrðum uppfylltum.

Gíróseðlar skulu þá vera fyrir fram tölusettir í samfelldri töluröð og uppfylla önnur skilyrði um form og efni sölureikninga en þó er nægilegt að þeir séu í tvíriti. Seljandi skal varðveita afrit í réttri töluröð.

Við útgáfu gíróseðla skal gera sérstakt söluuppgjörsyfirlit yfir útgefna seðla þar sem nánar tilteknar upplýsingar skulu koma fram, það staðfest af ábyrgum starfsmanni fyrirtækisins og látið liggja til grundvallar færslu á sölu í bókhaldi.

Á söluuppgjörsyfirliti skulu koma fram eftirfarandi upplýsingar um hvern einstakan gíróseðil:

Útgáfudagur.
Númer.
Heildarfjárhæð ásamt fjárhæð virðisaukaskatts.
Nafn og kennitala viðskiptamanns.

Varðveita skal yfirlit frá banka yfir innborgaða gíróseðla eins og önnur fylgiskjöl og skal það vera grundvöllur færslna á viðskiptamannareikning. Þá ber að varðveita gögn frá prentsmiðju eða banka sem sýna hvaða númerahópur hefur verið prentaður af gíróseðlum hverju sinni.

Afreikningar

Með afreikningi er átt við skjal sem er sambærilegt sölureikningi að öðru leyti en því að það er gefið út af kaupanda eða milligöngumanni um viðskipti en ekki seljanda. Þeir sem taka við framleiðslu annarra til vinnslu eða endursölu skulu gefa út afreikninga, sem geta komið í stað sölureikninga. Öðrum er ekki heimilt að gefa út afreikninga. Ástæðan fyrir útgáfu afreiknings er sú að við afhendingu vörunnar liggja ekki fyrir ýmsar upplýsingar, t.d. um magn og gæði og þar með um endanlegt verð vörunnar. Til dæmis gefa samlög og samvinnufélög út afreikninga vegna kaupa eða móttöku á landbúnaðarvörum, sjávarafla og ýmsum iðnaðarvörum.

Sömu formreglur gilda um útgáfu afreikninga og sölureikninga, að því viðbættu að auk skráningarnúmers (VSK-númers) kaupanda (afreikningsútgefanda) skal skráningarnúmer seljanda (afreikningsmóttakanda) koma fram á afreikningi við útgáfu hans. Þá ber að gefa afreikninga út við sérhverja móttöku vöru, einnig þegar um afborgunar- eða lánsviðskipti er að ræða. Þannig skiptir ekki máli hvernig eða hvenær hið selda er greitt og telst allt söluverðið til skattskyldrar veltu á því tímabili sem afhending fer fram.

Nauðsynlegt er að skýrt komi fram á afreikningi af hvaða fjárhæð virðisaukaskattur er reiknaður. Ekki er heimilt að draga frá skattverði kostnað sem kaupandi (t.d. afurðastöð) krefur seljanda um eða á lögum samkvæmt að innheimta af honum, s.s. lífeyrissjóðsgjald. Slíkan kostnað er þó heimilt að tilgreina á afreikningi en skýrt aðgreindan frá upplýsingum um sölu.

Taki aðili, sem er undanþeginn skattskyldu, við afreikningi þar sem virðisaukaskattur er tilgreindur eða tilgreint er að virðisaukaskattur sé innifalinn í heildarfjárhæð skal hann vekja athygli útgefanda afreiknings á því og endurgreiða honum þann skatt sem hann kann að hafa tekið við.

Kreditreikningar

Kreditreikningur er gefinn út við bakfærslu eða aðra leiðréttingu á sölu. Þar sem kreditreikningur er sérstök tegund sölureiknings eða afreiknings er hann gefinn út úr sölureiknings - eða afreikningsheftinu, en einkenndur sem kreditreikningur, t. d. með áletrun orðsins „Kredit“.

Sé tekjuskráning í formi gíróseðla þarf aðili að hafa sérstakt kreditreikningahefti. Sama gildir þegar tekjuskráning er t.d. í formi greiðsluseðla samkvæmt sérstakri heimild frá ríkisskattstjóra.

Kreditreikningur verður ávallt að vera með tilvísun til upphaflegs sölureiknings. Hann verður að uppfylla kröfur sem gerðar eru til sölureikninga, eftir því sem við getur átt. Ef t.d. er verið að bakfæra skattskylda veltu og útskatt þurfa m.a. neikvæða veltan og neikvæði útskatturinn að koma greinilega fram, sundurliðuð eftir skattþrepum. Nauðsynlegt er að ástæða leiðréttingar komi skýrt fram. Útgefanda kreditreiknings er rétt að tryggja sér sönnun fyrir því að reikningsmóttakandi hafi móttekið frumrit kreditreiknings, t.d. með áritun móttakanda á afrit kreditreiknings. Kaupanda, sem fengið hefur innskattsfrádrátt vegna kaupanna, ber að draga frá innskatti þann virðisaukaskatt sem kemur fram á kreditreikningnum.

Kreditreikning skal gefa út í þessum tilvikum:

Þegar seldum verðmætum er skilað til seljanda.
Þegar afsláttur er veittur til skattskylds aðila eftir útgáfu reiknings.
Ef leiðrétta þarf fyrri reikning. Til dæmis vegna þess að of hár virðisaukaskattur var tilgreindur á fyrri reikningi. Einnig t.d. vegna þess að rangur kaupandi var til greindur á reikningi. Þá þyrfti seljandi jafnhliða útgáfu kreditreiknings til ranglega tilgreinds kaupanda að gefa út nýjan og réttan reikning til rétts kaupanda.

Ekki á að gefa út kreditreikning vegna bakfærslu tapaðra útistandandi viðskiptaskulda. Þá er ekki heimilt að gefa út kreditreikning og bakfæra veltu og útskatt vegna skilyrts afsláttar sem veittur er eftir afhendingu til óskráðs aðila.

Tekjuskráning smásöluverslana o.fl.

Tilteknum smásöluverslunum og þjónustusölum, sem selja vöru sína eða þjónustu nær eingöngu til endanlegra neytenda, er heimilt að nota sjóðvélar í stað sölureikninga. Við skráningu í sjóðvél skal aðgreina skattskylda sölu eftir skatthlutföllum. Samhliða skráningu í sjóðvél er þessum aðilum jafnframt skylt að gefa út reikning til annars skattskylds aðila sem þarf reikning til að nota í bókhaldi sínu. Í því tilviki skal reikningur vera a.m.k. í tvíriti og fullnægja öllum framangreindum skilyrðum um form og efni. Þó er ekki skylt að hann sé fyrirfram tölusettur en seljandi skal varðveita samrit í réttri útgáfuröð. Jafnframt skal hefta greiðslukvittun sjóðvélar við frumrit reiknings sem afhent er viðskiptamanni. Þegar notuð er sjóðvél sem hefur rafræna dagbók í stað innri strimils nægir að seljandi afhendi kaupanda greiðslukvittun sjóðvélar í stað reiknings enda skal greiðslukvittunin að formi og efni fullnægja kröfum um rafræna sölureikninga, þ.m.t. um áprentað raðnúmer við útprentun og jafnframt áritun um uppruna, t.d.: „Greiðslukvittun úr sjóðvél með rafræna dagbók”. Ef um er að ræða sölu sem er 6.000 kr. eða lægri þarf ekki að tilgreina nafn og kennitölu kaupanda á reikninginn, sbr. 7. mgr. 20. gr. laga nr. 50/1988 um virðisaukaskatt.

Notkun sjóðvéla

Í fylgiskjali með reglugerð nr. 50/1993 eru taldar upp þær verslanir og þeir þjónustuaðilar sem hafa heimild til að nota sjóðvélar í stað sölureikninga, s.s. bakarí, bensínstöðvar, blómaverslanir, matvöruverslanir, veitingahús, skóviðgerðarstofur, gistihús, kaffihús, snyrtistofur o.fl.

Þeir sem taldir eru upp í fylgiskjalinu og nota sjóðvél við tekjuskráningu sína eiga að skrá sérhverja afhendingu eða sölu á vöru, verðmætum eða þjónustu í sjóðvél um leið og salan eða afhendingin á sér stað. Þó er heimilt að skrá staðgreiðslusölu í sjóðvél en færa sölu gegn greiðslufresti, pöntunarsölu eða annan afmarkaðan þátt sölu á sölureikninga ef aðstæður krefjast.

Sjóðvél, eða skjár hennar, verður að vera þannig staðsett að viðskiptamaður geti óhindrað fylgst með skráningu og gengið úr skugga um að viðskipti hans séu rétt skráð. Við hverja afgreiðslu á að afhenda viðskiptamanni greiðslukvittun sjóðvélar.

Útbúnaður sjóðvéla og uppgjör

Sjóðvél verður a.m.k. að vera með eftirtöldum búnaði:

Ytri strimli, þ.e. greiðslukvittun sjóðvélar. Strimillinn skal sýna sundurgreiningu viðskiptanna ásamt sérstöku auðkenni vegna sölu í hverju skatthlutfalli og dagsetningu viðskiptanna. Ytri strimill eða greiðslukvittun úr sjóðvél með rafræna gagnadagbók er ígildi sölureiknings.
Innri strimli eða rafrænni dagbók sem á lesanlegan hátt sýni hverja innstimplun. Innri strimil úr sjóðvél skal varðveita sérstaklega á sama hátt og önnur bókhaldsgögn. Hann á að vera heill og órofinn og gæta verður þess að ný rúlla sé sett í sjóðvélina um leið og sú fyrri er búin.
Sérstökum dagsöluteljara sem sýni sölu hvers dags aðgreinda eftir skatthlutföllum ásamt dagsetningu og hversu oft hann hefur verið endurstilltur.
Sérstökum uppsöfnunarteljara sem sýni þá heildarfjárhæð sem skráð hefur verið í vélina (grand total) og stöðu teljarans við hvert söluuppgjör. Ekki er leyfilegt að endurstilla uppsöfnunarteljara nema skráningarrými hans hafi verið nýtt að fullu eða vegna viðgerðar og viðhalds á vélinni.
Skjá (ljósaborð) sem viðskiptamaður getur óhindrað séð.

Öryggisafrit af rafrænni skráningu dagbókar skal tekið í lok hvers starfsdags.

Í lok hvers starfsdags skal dagsöluyfirlit sjóðvélarinnar prentað út úr henni (útsláttarstrimill) og skulu þar koma fram eftirtaldar lágmarksupplýsingar:

Dagsetning.
Fjöldi opnana fjárhirslu sjóðvélar án skráningar sölu.
Heildarfjöldi afgreiðslna úr sjóðvél.
Heildarsala samkvæmt hverjum dagsöluteljara fyrir sig.
Uppsöfnuð fjárhæð sem sýnir heildarsölu þá sem slegin hefur verið inn frá upphafi (grand total) og stöðu teljarans við hvert söluuppgjör.

Dagsöluyfirlit sjóðvélarinnar á að liggja til grundvallar uppgjöri dagsins og færslu á daglegri sölu í sjóðbók. Verslunarstjóri eða annar ábyrgur starfsmaður skal staðfesta fylgiskjöl fyrir sölu hvers dags með áritun sinni.

Sölu, sem skráð er í sjóðvél daglega, skal gera upp skv. dagsöluyfirliti sjóðvélarinnar og færa á sérstakt söluuppgjörsyfirlit. Á söluuppgjörsyfirlitinu skal a.m.k. koma fram staðgreiðslusala, sala gegn greiðslukorti, lánssala og mismunur á skráðri sölu á uppgjörsstrimli sjóðvélar og talningar úr sjóðvél ásamt skýringum á þeim mismun. Komi fram slíkur mismunur þar sem talning úr sjóðvél er hærri en skráð sala samkvæmt uppgjörsstrimli sjóðvélar skal miða skatthlutfall fjárhæðar við meðaltalshlutfall innheimts virðisaukaskatts viðkomandi dags, enda sé ekki vitað til hvaða skatthlutfalls fjárhæðin heyrir. Ef mismunur er óvenju mikill og verður til vegna sérstakra aðstæðna skal miða skatthlutfall fjárhæðarinnar við meðaltalshlutfall síðasta uppgjörstímabils.

Séu sjóðvélar samtengdar tölvum sem liður í víðtækara skráningar- eða bókhaldskerfi skal liggja fyrir nákvæm lýsing á skipulagi kerfisins. Slíkt skráningarkerfi verður að veita upplýsingar um sölu hvers dags og heildarsölu og þannig útbúið að ekki sé hægt að breyta einstökum færslum sem áður hafa farið fram.

Sérstakt auðkenni vöru og vörupakkningar

Smásöluverslunum, þ.m.t. söluturnum, er skylt að auðkenna sérstaklega vörur sem bera 11% virðisaukaskatt með rauðri merkingu á viðkomandi vöru eða vörupakkningu. Þetta er t.d. hægt að gera með því að nota rauðar verðmerkingar á vörum með 11% skatti.

Þó þurfa þeir aðilar, sem nota reikninga við tekjuskráningu í stað sjóðvélar, ekki að merkja vörur sem seldar eru með 11% virðisaukaskatti enda komi fram á reikningi nákvæm sundurliðun viðskiptanna.

Þeir sem nota fullkomnari sjóðvélar, s.s. sjóðvélar með strikamerkingu, þurfa ekki að merkja vörur með rauðu. Á greiðslukvittun sjóðvélar, sem viðskiptamaður fær í hendur, skal sundurliða tegund sölu (lýsing á hinu selda), magn, einingarverð og heildarverð (eftir því sem við verður komið), svo og aðgreiningu á sölu eftir skatthlutföllum þannig að heildarverð vöru ásamt virðisaukaskatti komi sérstaklega fram vegna hvers skatthlutfalls.

Gjafakort

Við sölu á gjafakorti er smásöluverslunum og þjónustusölum, sem nær eingöngu selja til endanlegra neytenda, skylt að gefa út kvittun fyrir innborgun. Á kvittun skal einnig koma fram hver gjafþegi er og að innborgun sé vegna gjafakorts. Heimilt er að gefa út sölureikning í stað kvittunar.

Sala á gjafakorti felur í sér innborgun fyrir afhendingu vöru eða þjónustu. Innborganir til skattaðila vegna skattskyldra vara eða þjónustu teljast til skattskyldrar veltu þegar þær eru mótteknar. Því skal skattaðili standa skil á virðisaukaskatti af innborgunum á gjalddaga þess uppgjörstímabils sem innborgun er móttekin á. Útgáfu gjafakorta verður hins vegar ekki jafnað til greiðslumiðlunar af svipuðum toga og veitt er af hálfu fjármálafyrirtækja skv. lögum nr. 113/1996 um viðskiptabanka og sparisjóði.

Þegar úttekt á vöru eða þjónustu skv. gjafakorti er valkvæð þannig að ekki er ljóst undir hvaða skatthlutfall væntanleg úttekt fellur skal miða skatthlutfall við 24%. Við afhendingu á grundvelli gjafakorts skal gefa út sölureikning þó að seljandi skrái tekjur sínar í sjóðvél. Seljandi skal varðveita afrit eða samrit kvittana og reikninga ásamt mótteknum gjafakortum.

Þegar sölureikningur er gefinn út skal tilgreina á honum mótteknar skattskyldar innborganir vegna viðkomandi sölu. Koma skal fram fjárhæð, dagsetning og númer kvittunar eða sölureiknings. Hafi nægileg lýsing á hinu selda ekki komið fram á kvittun skal hún koma fram á sölureikningi. Sölureikning skal stíla á og senda kaupanda gjafakorts, ekki gjafþega

Með heimild í 1. mgr. 10. gr. bókhaldsreglugerðar hefur ríkisskattstjóri heimilað að fara með sölu á gjafakortum með eftirfarandi hætti:

Gjafakort getur komið í stað kvittunar sé það fyrirfram tölusett í þríriti. Tvírit er þó nægjanlegt ef í stað þriðja eintaksins er gert söluuppgjörsyfirlit yfir útgefin gjafakort þar sem fram kemur númer, dagsetning, fjárhæð og skattþrep hvers gjafakorts. Á kvittun eða gjafakorti, sem kemur í stað kvittunar, skal koma fram eftirfarandi:
1. Útgáfudagur.
2. Lýsing á úttektarheimild þannig að unnt sé að ákvarða skattþrep. Geti lýsing varðað vöru eða þjónustu í báðum þrepum skal telja innborgunina til 24% skattþreps.
3. Heildarfjárhæð úttektarheimildar. Það skal koma fram ef úttekt er miðuð við sérstakt staðgreiðsluverð. Sé úttektarheimild hærri en greiðsla fyrir gjafakortið (innborgunin) skal tilgreina greiðsluna eða afsláttinn með skýrum hætti.
4. Virðisaukaskattur, þ.e. annaðhvort fjárhæð eða hlutfall hans af heildarverði.
Meðal efnahagsliða í fjárhagsbókhaldi skal halda sérstakan biðreikning vegna útskatts af innborgunum vegna sölu gjafakorta auk biðreiknings vegna heildarfjárhæðar útgefinna gjafakorta. Virðisaukaskatt, sem fellur á innborganir vegna seldra gjafakorta, skal færa á debethlið biðreiknings útskatts um leið og hann er færður á kredithlið útskattsreiknings. Við afhendingu vegna úttektar á gjafakorti skal útskattur vegna innborgunarinnar færður kredit á biðreikninginn og debet á útskattsreikning, enda skráist afhending vöru á grundvelli gjafakortsins um leið skv. hefðbundinni aðferð aðila hvort sem hún felst í útgáfu sölureiknings eða skráningu í sjóðvél einvörðungu. Á kredithlið biðreiknings vegna heildarfjárhæðar gjafakorta skal skrá fjárhæðir útgefinna gjafakorta við afhendingu þeirra. Við afhendingu vöru á grundvelli gjafakorts skal færa heildarfjárhæð úttektar á debethlið reikningsins.
Sé veittur styrkur (gjöf) sem hluti af skráðum fjárhæðum gjafakorta skal færa hann (mismun úttektarfjárhæðar og innborgunar) á sérstakan reikning fyrir gjafir/styrki. Við afhendingu gjafakorts án greiðslu skal færa úttektarfjárhæð á þennan reikning og fer tekjuskráning vegna slíkra úttekta eftir almennum reglum.

Annað söluskráningarkerfi

Ef sérstakar aðstæður eru fyrir hendi, sem valda aðila verulegum vandkvæðum eða óhagræði af að skrá sölu sína í sjóðvél eða á fyrirfram tölusetta sölureikninga, getur ríkisskattstjóri heimilað honum að nota annað söluskráningarkerfi en kveðið er á um í 3.- 9. gr. reglugerðar nr. 50/1993 eða að víkja frá einstökum ákvæðum þeirra greina, enda sýni aðili fram á notkun á skýru og öruggu kerfi sem tryggir að unnt sé að sannreyna að allar tekjur komi fram. Meðal annars getur ríkisskattstjóri heimilað aðila að færa sölu sína eftir sérstökum söluyfirlitum greiðslukortafyrirtækja, eftir staðgreiðslusölulistum eða staðgreiðslusöluyfirlitum.

Sækja þarf sérstaklega um leyfi til ríkisskattstjóra. Í beiðni skal vera nákvæm lýsing á kerfi því sem óskað er eftir að fá heimild til að nota.

Úttekt eigenda og sala til starfsmanna

Úttekt til eigin nota eiganda, framkvæmdarstjóra og annarra starfsmanna fyrirtækis í stjórnunarstöðum, á vöru eða þjónustu sem skattaðili framleiðir eða selur, er skattskyld. Skylt er að færa úttekt þeirra í sérstaka undirbók. Ekki skiptir máli hvort afhent er án endurgjalds, gegn staðgreiðslu eða gegn greiðslufresti.

Undirbókin skal vera innbundin og með fyrirfram tölusettum blaðsíðum. Við sérhverja afhendingu skal skrá í bókina dagsetningu afhendingar, lýsingu á hinu afhenta, magn, einingarverð og heildarverð eftir því sem við verður komið.